Un logiciel de gestion de projets d'ingénierie pour les petites firmes-conseils

Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un pour les petites firmes de génie-conseil qui veulent les offres de services, les projets, les visites terrain, les heures de l'équipe, les dépenses et les factures au même endroit. Elle sert de logiciel de gestion de projets d'ingénierie pour le côté affaires de la firme : une demande devient une offre signée en ligne, le projet reçoit ses tâches et ses visites terrain, les heures s'inscrivent toutes seules à chaque visite, et le travail est facturé quand il est terminé. Vous décrivez votre firme, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.

Une semaine dans une petite firme de génie

Un entrepreneur appelle pour une inspection de structure avant vendredi. Une ville demande une offre de services pour une étude de ponceau. Un propriétaire a besoin d'un rapport de fondation pour la banque. Quelqu'un note tout, puis le recopie dans un Excel des dossiers ouverts. L'offre part de Word. Les visites terrain se planifient par texto, et le technicien remplit une feuille de temps papier à la fin de la semaine. Les reçus de stationnement et d'essence s'empilent dans le camion.

La plupart des firmes de 2 à 30 personnes jonglent avec les mêmes outils :

• Une boîte de courriel et un téléphone où les mandats arrivent en morceaux
• Word pour les offres de services, et des courriels pour courir après la signature
• Un Excel ou une application de tâches pour les livrables
• Des agendas personnels pour les visites terrain
• Du papier ou une autre application pour les feuilles de temps et les dépenses
• Un logiciel comptable pour les factures, avec tout à retaper

Vos logiciels de conception et de calcul font le génie. Ce qui coûte cher, c'est tout le reste : retaper, relancer, et la visite terrain qui n'a jamais été facturée.

Ce qu'Alori donne à une firme de génie

Les demandes dans un pipeline. Les demandes faites sur votre site Alori arrivent toutes seules comme nouveaux contacts, et les formulaires d'un autre site peuvent envoyer leurs prospects avec un lien ou une adresse courriel de prospects. Suivez chaque mandat comme une occasion sur un tableau avec vos propres étapes, par exemple Demande, Offre envoyée et Gagnée. Les entreprises regroupent les entrepreneurs, promoteurs et villes avec qui vous travaillez, avec leurs personnes-ressources. Voir les occasions et les clients.

Des offres signées en ligne. Envoyez votre offre de services sous forme de soumission, avec une ligne par livrable : visite de chantier, rapport d'inspection, plans scellés. Gardez ce que vous vendez le plus dans votre liste de prix. Le client ouvre le lien, tape son nom, signe et clique sur Accepter et signer. Les soumissions sans réponse peuvent être relancées toutes seules. Voir les soumissions.

Des projets et des tâches. Créez un projet pour le client, avec un responsable et une date cible. Alori suggère des tâches pour commencer; ajoutez-en une par livrable, avec les étapes en sous-tâches et un responsable pour chacune. La progression montre où en est le projet, le tableau des tâches montre ce qui est en retard, et la soumission signée, les travaux et les factures se lient au projet. Voir les tâches.

Des visites terrain à l'horaire. Transformez la soumission acceptée en travail, puis mettez chaque visite terrain dans le calendrier partagé avec l'adresse et qui y va. Chaque personne s'affiche libre, occupée ou en congé. Sur place, le technicien voit le travail sur son téléphone, coche sa liste de vérification et ajoute des photos. Voir l'horaire et les travaux.

Les heures de l'équipe à partir des travaux. Mettez l'équipe sur le travail. Quand le travail passe à En cours, chaque personne dessus est pointée; quand il est terminé, son pointage s'arrête. Les heures vont sur la feuille de temps de chacun, prêtes à approuver et à exporter pour la paie. Le propriétaire voit le coût de la main-d'œuvre et la marge de chaque travail. Voir les employés.

Les dépenses au travail. Le technicien touche Ajouter une dépense, tape le montant et photographie le reçu. Vous l'approuvez, et elle compte dans le coût du travail.

Des factures payables par carte. Cliquez sur Terminer et facturer dans le travail, ou créez la facture d'une phase dans Factures. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte, des rappels de factures impayées partent au rythme choisi, et les factures peuvent se synchroniser avec QuickBooks Online. Voir les factures.

Des rencontres enregistrées. Enregistrez une rencontre vidéo, un appel Google Meet ou Zoom, ou une rencontre en personne sur votre téléphone. Alori écrit la transcription et un résumé avec les prochaines étapes, que vous pouvez transformer en tâches. Chaque forfait inclut les utilisateurs illimités. Voir les tarifs.

Ce qu'Alori n'est pas

Alori gère le côté affaires de votre firme. Il ne fait pas le génie :

• Pas de DAO. Gardez le dessin dans votre logiciel de conception.
• Pas de logiciel de calcul ni d'analyse. Les calculs de structure, de civil et d'énergie restent dans vos outils actuels.
• Pas encore d'heures facturables sur les factures. Les heures s'inscrivent à partir des travaux pour la paie et le coût du travail, mais elles ne vont pas encore sur les factures. Le suivi du temps à facturer s'en vient. Voir temps et facturation.

Comment commencer

1. Décrivez votre firme. Tapez quelques mots, comme « firme de génie en structure, 8 personnes, inspections, rapports et plans scellés ». Alori bâtit votre application avec les outils qui conviennent.
2. Importez vos clients. Collez une liste de clients tirée d'un Excel ou d'un courriel dans Ask Alori, et il les ajoute. Les tâches s'importent d'un fichier Excel ou CSV. Si vous utilisez HubSpot, vous pouvez y transférer vos fiches.
3. Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès.

Vous travaillez aussi avec des architectes? Voyez notre page pour les architectes et la page du conseil et de la comptabilité.