Logiciel pour cabinets d’avocats · Petits cabinets
Chaque dossier client, chaque échéance, une app.
L’accueil des clients depuis votre site, les consultations réservées en ligne, chaque appel et courriel au dossier, et les lettres de mandat signées en ligne.
D’une demande web à un mandat signé.
Voyez un nouveau client passer du formulaire de contact à une consultation réservée, des notes enregistrées et une lettre de mandat signée en ligne.
- 1Une nouvelle demande arrive de votre site
- 2Sofia réserve sa consultation avec votre lien
- 3La consultation est enregistrée et résumée
- 4La lettre de mandat est signée en ligne
- 5Le dossier s’ouvre avec ses échéances
Ce qui change dès lundi.
- 01
Avant
Avec AloriUn formulaire web qui ajoute le client, et un lien pour réserver sa consultation
- 02
Avant
Avec AloriChaque appel, courriel et texto au dossier du client, avec enregistrements et résumés
- 03
Avant
Avec AloriDes tâches d’échéance avec un responsable, et un tableau de tous les dossiers ouverts
Ce qu’il y a dans votre app.
Alori part de modules prêts à l’emploi, puis les adapte à votre façon de travailler. Ajoutez-en ou retirez-en un quand vous voulez, en le demandant.
Clients
Clients, dossiers et chaque échange au même endroit
Réunions
Consultations enregistrées, avec notes et prochaines étapes
Tâches
Des échéances avec un responsable, qui se répètent au besoin
Soumissions
Lettres de mandat acceptées et signées en ligne
Des demandes qui arrivent au bon bureau.
Les demandes de votre site, de Google Ads ou de Zapier arrivent dans Alori comme nouveaux contacts, et les clients réservent leur consultation avec votre lien, rappel par courriel inclus.
- Donnez à chaque domaine de pratique son lien de réservation et ses heures.
- Les nouveaux courriels et textos arrivent dans une boîte partagée que toute l’équipe voit.
- Faites avancer chaque dossier de l’accueil à la fermeture sur un tableau.
Chaque mot échangé, au dossier du client.
Les appels sont enregistrés et résumés, les courriels et textos sont dans le même fil, et les réunions ont des notes que vous pouvez questionner plus tard.
- Appelez un client depuis Alori et l’enregistrement arrive à son dossier.
- Demandez « qu’avons-nous dit à la famille Lee sur la procuration? » et obtenez la réponse.
- Alori prépare vos réponses; vous lisez, modifiez et envoyez.
Changez-la en demandant.
Votre app n’est pas figée au premier jour. Écrivez ce dont vous avez besoin, comme dans un texto. Alori fait le changement et vous le montre avant que rien ne soit en ligne.
- Ajoute un champ type de dossier : immigration, famille, immobilier, succession
- Rappelle le client aux deux semaines jusqu’à ce que les documents soient reçus
- Montre-moi les dossiers avec un dépôt dans les 30 prochains jours
- Crée un lien de réservation pour des consultations de 30 minutes
Le guide complet
Tout ce qui précède, en détail : comment ça marche, ce que ça remplace et ce que ça ne fait pas.
Un logiciel pour cabinet d'avocats qui vit de l'accueil et du suivi
Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un pour les petits cabinets d'avocats qui veulent l'accueil des clients, les messages, les consultations, les échéances et la facturation au même endroit. Elle sert de logiciel pour cabinet d'avocats du côté client de la pratique : une demande sur le site ou un appel devient un dossier, chaque appel, courriel et texto va au dossier du client, et les lettres de mandat sont acceptées et signées en ligne. Vous décrivez votre cabinet, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.
Une semaine dans un petit cabinet
Un nouveau client appelle pour un permis de travail, une séparation ou une transaction immobilière. Quelqu'un note les détails sur un bloc, puis les retape dans un Excel. Un autre remplit le formulaire du site, et le courriel dort dans la boîte d'un avocat. Les consultations se fixent après trois appels manqués. Après une rencontre, les notes restent dans un cahier, et les prochaines étapes dans la tête de quelqu'un.
La plupart des cabinets de 2 à 30 personnes jonglent avec les mêmes outils :
- Un formulaire web qui envoie des courriels que personne ne suit
- Des boîtes de courriel et des cellulaires personnels, donc le dossier ne raconte jamais toute l'histoire
- Un outil de prise de rendez-vous à part pour les consultations
- Un Excel ou une application de tâches pour les échéances
- Word pour les lettres de mandat, et une autre application pour les factures
Chaque outil fonctionne seul. Ce qui coûte cher, c'est de tout retaper de l'un à l'autre, et le client qui appelle pour demander « du nouveau? » parce que personne ne l'a tenu au courant.
Ce qu'Alori donne à un cabinet d'avocats
Les demandes de clients deviennent des dossiers. Les demandes faites sur votre site Alori arrivent toutes seules sur votre tableau d'accueil. Les formulaires d'un autre site peuvent aussi envoyer leurs prospects, avec un lien ou une adresse courriel de prospects. Chacun apparaît comme un nouveau dossier à la première étape, par exemple Consultation fixée, Mandat signé ou Fermé. Un client qui se présente ou qui appelle s'ajoute en quelques secondes : ajoutez-le vous-même, ou dites à Ask Alori « nouveau dossier pour Sofia Reyes, parrainage d'époux ».
Des consultations réservées en ligne. Chaque avocat partage un lien de réservation par type de rencontre, par exemple une consultation en immigration de 30 minutes. Le client choisit une plage libre, les deux reçoivent un courriel et des rappels partent avant la rencontre. Mettez la page de réservation sur votre site. Voir la réservation en ligne.
Chaque appel, courriel et texto au dossier du client. Les courriels, les textos et le clavardage du site avec chaque client arrivent dans un seul fil, dans la boîte de réception partagée. Les appels faits depuis l'application s'ajoutent tout seuls au dossier du client, avec l'enregistrement et un résumé quand il y en a un. Les notes pour l'équipe restent au dossier, et le client ne les voit jamais.
Des rencontres enregistrées, avec les notes. Tenez une rencontre vidéo dans Alori en gardant Enregistrer activé, ou enregistrez une rencontre en personne sur votre téléphone. À la fin, Alori écrit la transcription et un court résumé avec les prochaines étapes. Cliquez sur une étape pour en faire une tâche. Voir des notes de réunion aux tâches.
Des tâches d'échéance qui se répètent. Ajoutez une tâche pour chaque dépôt ou renouvellement, avec les étapes en sous-tâches, et faites-la répéter chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Quand vous la marquez terminée, la suivante apparaît avec sa nouvelle échéance. Le tableau des tâches montre d'un coup d'œil qui est en retard.
Des lettres de mandat signées en ligne. Envoyez votre entente d'honoraires sous forme de soumission, avec ses lignes et ses prix. Le client ouvre le lien, tape son nom, signe du doigt ou à la souris et clique sur Accepter et signer. Vous recevez un courriel, et une note s'ajoute au dossier du client.
Des factures payables par carte. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte, et elle passe à Payée toute seule. Des rappels de factures impayées peuvent partir au rythme que vous choisissez.
Des billets pour tenir les clients au courant. Suivez chaque étape du travail avec un billet. Ajoutez le client au billet, et Alori lui écrit par courriel quand le billet passe en cours ou terminé.
Utilisateurs illimités. Chaque forfait inclut les utilisateurs illimités, donc les techniciennes juridiques et les adjointes ont leur propre accès. Voir les tarifs.
Ce qu'Alori n'est pas
Alori gère le côté client de votre pratique. Ce n'est pas un logiciel complet de gestion de cabinet juridique, et il ne fait pas ces choses :
- Pas de comptabilité en fidéicommis. Gardez l'argent des clients dans votre outil de fidéicommis.
- Pas de vérification de conflits d'intérêts. Vous pouvez chercher un client par son nom, mais il n'y a pas de vérification de conflits.
- Pas de calcul des délais selon les règles de cour. Les échéances sont des tâches que vous fixez vous-même.
- Pas encore d'heures facturables sur les factures. Le suivi du temps à facturer s'en vient. Voir temps et facturation.
- Pas un système de gestion documentaire. Gardez vos documents et leurs versions dans votre outil actuel.
Votre cabinet reste responsable de ses propres règles de confidentialité et de déontologie, y compris de ce que vous enregistrez et de l'endroit où vous le gardez.
Comment commencer
- Décrivez votre cabinet. Tapez quelques mots, comme « cabinet en immigration, 5 personnes, consultations, permis et parrainages ». Alori bâtit votre application avec les outils qui conviennent.
- Importez vos clients. Collez une liste de clients tirée d'un Excel ou d'un courriel dans Ask Alori, et il les ajoute. Les tâches s'importent d'un fichier Excel ou CSV. Si vous utilisez HubSpot, vous pouvez y transférer vos fiches.
- Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès.
| Tâche du cabinet | Où elle vit dans Alori |
|---|---|
| Nouvelle demande de client | Tableau d'accueil, un dossier par client |
| Consultation | Lien de réservation avec rappels |
| Historique du client | Un dossier avec appels, courriels, textos et notes |
| Lettre de mandat | Soumission acceptée et signée en ligne |
| Échéances de dépôt | Tâches qui se répètent sur le tableau des tâches |
Vous offrez aussi des services-conseils? Voyez la page du conseil et de la comptabilité et notre page pour les cabinets comptables.
Questions
Une autre question? Posez-la en commençant.
Pour le côté client, oui : accueil, consultations, messages, rencontres, échéances, lettres de mandat signées et factures. Il ne fait pas la comptabilité en fidéicommis, la vérification de conflits, le calcul des délais de cour ni la gestion documentaire, donc plusieurs cabinets gardent un outil pour ces tâches.
Oui. Partagez un lien de réservation ou mettez la page de réservation sur votre site. Le client choisit une plage libre, et des rappels partent avant la rencontre.
Pas encore. Le suivi du temps à facturer s'en vient. Aujourd'hui, facturez un forfait ou un montant fixe dans Factures, et vos clients paient par carte avec Stripe. Les paiements par carte sont en dollars canadiens pour l'instant.
Les notes au dossier restent dans votre équipe, et les rôles décident qui voit les clients. Votre cabinet reste responsable de ses propres règles de confidentialité, par exemple d'avertir le client qu'une rencontre est enregistrée.