Un logiciel de gestion pour la tenue de livres
Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un pour les teneurs de livres qui veulent le travail récurrent, les messages et la facturation de chaque client au même endroit. Comme logiciel de gestion pour la tenue de livres, il donne à chaque client des tâches qui se répètent avec leur liste d'étapes, garde les clients et les factures synchronisés avec QuickBooks Online, et met chaque conversation client dans une seule boîte partagée. Vous décrivez votre pratique, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.
Une semaine en tenue de livres
Chaque client a son rythme. Conciliations bancaires chaque semaine, paie aux deux semaines, taxes de vente chaque trimestre, fin d'année une fois par an. Multipliez par 30 ou 60 clients, et le calendrier devient le travail. Plusieurs teneurs de livres suivent tout ça dans un Excel avec des codes de couleur, plus des papillons adhésifs pour ce qu'un client doit encore envoyer.
Les outils habituels :
- QuickBooks pour les livres
- Un Excel ou une application de tâches générique pour le travail récurrent
- Un courriel personnel pour les questions des clients
- Un outil à part pour facturer les clients chaque mois
Le travail est régulier. Ce qui brise, c'est le relais : une collègue est malade, et personne ne sait que la conciliation du client B attend un relevé.
Ce qu'Alori donne à un teneur de livres
Des tâches qui se répètent, par client. Créez une tâche comme « Conciliation bancaire, Boulangerie Dupont », ajoutez les étapes en sous-tâches et faites-la répéter chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Quand vous la marquez terminée, la suivante apparaît avec sa nouvelle échéance. Elle garde le client, le responsable et le projet, et les étapes repartent décochées. Pour aux deux semaines ou aux trois mois, demandez-le à Ask Alori. Voir Tâches.
Un tableau de tout le travail client. Le tableau des tâches montre À faire, En attente, En cours et Terminé pour tous les clients. Filtrez par responsable pour remplacer une collègue, ou par projet pour voir un seul client.
La synchro avec QuickBooks Online. Connectez QuickBooks Online une fois et activez la synchro dans votre application. Les clients et les entreprises passent dans les deux sens, jumelés par courriel, puis par nom. Vos factures vont aussi dans QuickBooks. Le statut payé vient toujours de QuickBooks.
Une boîte de réception partagée. Les courriels, les textos et le clavardage du site avec chaque client arrivent dans un seul fil, dans Conversations. Toute l'équipe voit le même historique. Connectez Gmail, et Alori peut rédiger des brouillons de réponse dans votre style, prêts à envoyer.
Vos propres factures. Facturez vos clients dans Factures, avec un lien pour payer par carte dans chaque facture envoyée par courriel. Activez les rappels de factures impayées, et Alori relance par courriel ou par texto jusqu'au paiement.
Des questions sur vos clients. Ask Alori répond à partir de vos données : « Quelles tâches sont en retard cette semaine? » ou « Qu'est-ce qu'on a dit aux Dupont la dernière fois? »
Ce qui s'en vient
- Les demandes de documents : demander les relevés du mois à un client et voir ce qui est arrivé. Pas encore prêt.
- La facturation récurrente pour les honoraires mensuels fixes. Pas encore prête. Aujourd'hui, vous créez la facture de chaque mois, et les rappels d'impayés partent tout seuls. Voir abonnements.
Comment commencer
- Décrivez votre pratique. Par exemple : « tenue de livres, 2 personnes, 40 PME, conciliations chaque semaine et taxes de vente chaque mois ».
- Importez vos clients. Connectez QuickBooks Online et activez la synchro pour faire passer vos clients et entreprises, ou collez une liste de clients dans Ask Alori. Les tâches s'importent d'un fichier Excel ou CSV.
- Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès, et chaque forfait inclut les utilisateurs illimités. Voir les tarifs.
| Travail récurrent | Comment Alori s'en occupe |
|---|---|
| Conciliation hebdomadaire | Tâche qui se répète chaque semaine |
| Taxes de vente trimestrielles | Tâche aux trois mois, créée en le demandant |
| Questions des clients | Un fil par client dans la boîte partagée |
| Honoraires du mois | Facture payable par carte, synchronisée avec QuickBooks |
Pour les cabinets plus grands, voyez cabinets comptables et la page du conseil et de la comptabilité.
FAQ
Alori remplace-t-il QuickBooks? Non. QuickBooks tient les livres. Alori gère la pratique autour, et synchronise les clients, les entreprises et les factures avec QuickBooks Online aux 10 minutes, et tout de suite quand quelque chose change dans QuickBooks.
Une tâche peut-elle se répéter aux deux semaines? Oui. Le panneau de la tâche offre chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Pour aux deux semaines ou aux trois mois, demandez-le à Ask Alori, par exemple « fais répéter la vérification de paie aux 2 semaines ».
Mes clients peuvent-ils payer par carte? Oui. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte avec Stripe, et la facture passe à Payée toute seule. Les paiements par carte sont en dollars canadiens pour l'instant.
Mes clients peuvent-ils m'envoyer leurs relevés dans Alori? Pas par une liste de demandes pour l'instant. Les demandes de documents s'en viennent. Aujourd'hui, gardez votre façon actuelle de recevoir les relevés et suivez ce qui manque en sous-tâches.