Un logiciel de gestion de cabinet comptable pour les petits cabinets
Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un pour les cabinets comptables qui veulent leurs dossiers clients, leurs échéances, leurs messages et leur facturation au même endroit. Elle sert de logiciel de gestion de cabinet comptable : chaque client a sa liste de fin de mois qui se répète, l'équipe voit toutes les échéances sur un seul tableau, et les factures se synchronisent avec QuickBooks Online. Vous décrivez votre cabinet, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.
Un mois dans un petit cabinet comptable
La première semaine du mois, c'est la fin de mois de chaque client. Quelqu'un court après les relevés bancaires par courriel. Quelqu'un d'autre tient un Excel de qui a fini, qui attend après le client et qui est en retard. Les questions des clients arrivent par courriel, par texto et par téléphone, dans des boîtes différentes. À la fin du mois, vous facturez vos clients dans un autre outil encore.
La plupart des petits cabinets jonglent avec les mêmes outils :
- Un Excel ou une application de tâches générique pour la liste de fin de mois
- Des boîtes de courriel personnelles, donc personne d'autre ne voit ce qu'un client a demandé
- Un outil de prise de rendez-vous à part pour les appels clients
- QuickBooks pour la comptabilité, et souvent une autre application pour les factures du cabinet
Chaque outil fonctionne seul. Ce qui coûte cher, c'est de tout retaper de l'un à l'autre, et l'échéance oubliée parce qu'elle vivait dans la tête d'une seule personne.
Ce qu'Alori donne à un cabinet comptable
Une liste de fin de mois par client, qui se répète. Créez une tâche pour la fin de mois de chaque client, ajoutez les étapes en sous-tâches et faites-la répéter chaque mois. Quand vous la marquez terminée, Alori crée celle du mois suivant avec sa nouvelle échéance et les étapes décochées. Les déclarations trimestrielles et annuelles fonctionnent de la même façon.
Un tableau des échéances. Le tableau des tâches montre le travail de tous les clients en quatre colonnes : À faire, En attente, En cours et Terminé. Filtrez par responsable ou par projet pour voir la charge d'une personne ou la fin d'année d'un client. Les dates en retard ressortent.
Un projet par mandat. Une fin d'année ou un rattrapage devient un projet, avec ses tâches, son responsable et sa date cible. Alori suggère les premières tâches dès que vous le nommez.
Une boîte de réception partagée. Les textos, les courriels et le clavardage du site avec chaque client arrivent dans un seul fil, dans Conversations. Toute l'équipe voit le même fil, et vous choisissez qui suit chaque client. Avec Gmail connecté, Alori peut rédiger des brouillons de réponse dans votre style.
Des liens de réservation pour les appels clients. Chaque personne partage un lien par type de rendez-vous, par exemple une revue fiscale de 30 minutes. Le client choisit une plage libre, les deux reçoivent un courriel et des rappels partent avant l'appel. Les appels vidéo peuvent être enregistrés, avec la transcription et un court résumé des prochaines étapes.
Des factures payables par carte. Facturez vos clients dans Factures. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte, et elle passe à Payée toute seule. Des rappels de factures impayées peuvent partir par courriel ou par texto, au rythme que vous choisissez.
La synchro avec QuickBooks Online. Connectez QuickBooks Online une fois, et vos clients, entreprises et factures restent pareils des deux côtés. Le statut payé vient de QuickBooks.
Utilisateurs illimités. Chaque forfait inclut les utilisateurs illimités, donc le personnel de la saison des impôts a son propre accès. Voir les tarifs.
Ce qui s'en vient
Certaines pièces demandées par les cabinets ne sont pas encore prêtes :
- Les demandes de documents, pour demander une liste de fichiers à un client et suivre ce qui est arrivé
- Un portail client où le client voit ses demandes et ses factures. Voir portail client.
- La facturation récurrente pour les honoraires mensuels. Voir abonnements.
D'ici là, plusieurs cabinets gardent la collecte de documents dans leur outil actuel et font tout le reste dans Alori.
Comment commencer
- Décrivez votre cabinet. Tapez quelques mots, comme « cabinet comptable, 6 personnes, fins de mois pour 80 PME ». Alori bâtit votre application avec les outils qui conviennent.
- Importez vos clients. Collez une liste de clients tirée d'un Excel ou d'un courriel dans Ask Alori, et il les ajoute. Les tâches s'importent d'un fichier Excel ou CSV. Si vous utilisez HubSpot, vous pouvez y transférer vos fiches.
- Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès.
| Tâche du cabinet | Où elle vit dans Alori |
|---|---|
| Fin de mois par client | Tâche qui se répète, avec sous-tâches |
| Qui est en retard ce mois-ci | Tableau des tâches, filtré par responsable |
| Questions des clients | Boîte partagée, un fil par client |
| Facturer le client | Factures, synchronisées avec QuickBooks Online |
Si votre pratique est mixte, voyez aussi nos pages pour la tenue de livres et les préparateurs d'impôts, ou la page du conseil et de la comptabilité.
FAQ
Alori est-il un logiciel de comptabilité? Non. Alori ne tient pas les livres. Il gère le travail du cabinet : tâches, échéances, messages, rencontres et vos propres factures. Il synchronise les clients, les entreprises et les factures avec QuickBooks Online.
Chaque client peut-il avoir sa propre liste de fin de mois? Oui. Créez une tâche par client, ajoutez les étapes en sous-tâches et faites-la répéter chaque mois. La suivante apparaît quand vous marquez celle-ci terminée, avec les étapes décochées.
Mes clients peuvent-ils payer par carte? Oui. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte avec Stripe, et la facture passe à Payée toute seule. Les paiements par carte sont en dollars canadiens pour l'instant.
Alori peut-il recueillir les documents des clients? Pas encore. Les demandes de documents s'en viennent. Aujourd'hui, gardez votre façon actuelle de recevoir les fichiers et suivez ce qui manque en sous-tâches sur la tâche de fin de mois du client.