Un logiciel pour préparateurs d'impôts qui gèrent leur bureau
Réponse courte : Votre logiciel d'impôt produit la déclaration. Alori gère tout ce qu'il y a autour. Comme logiciel pour préparateurs d'impôts, il donne à un petit bureau la réservation en ligne avec rappels, un tableau avec une carte par déclaration, les textos à partir de votre numéro d'entreprise et une boîte de réception par client. C'est l'application tout-en-un que vous configurez en décrivant votre bureau, puis que vous adaptez en le demandant en mots simples.
La saison des impôts, vue de la réception
De février à avril, le téléphone ne dérougit pas. Les clients appellent pour prendre rendez-vous, pour savoir quoi apporter et pour savoir si leur déclaration est prête. Les rendez-vous vivent dans un agenda papier ou une application de calendrier. La liste des déclarations vit sur un tableau blanc ou dans un Excel. Les rappels partent un texto à la fois, du cellulaire de quelqu'un.
Un petit bureau typique jongle avec :
- Un calendrier ou une application de rendez-vous
- Un Excel ou un tableau blanc pour suivre chaque déclaration
- Des cellulaires personnels pour les textos, donc l'historique client est éparpillé
- Les courriels dans la boîte d'une seule personne
- Un outil à part pour facturer le client
Aucun ne parle aux autres, et c'est pendant les semaines les plus chargées de l'année que les choses tombent entre deux chaises.
Ce qu'Alori donne à un préparateur d'impôts
La réservation en ligne avec rappels. Activez la réservation, créez un type de rendez-vous comme « Déclaration personnelle, 45 minutes » et partagez le lien. Le client choisit une plage libre dans son fuseau horaire, et vous recevez tous les deux un courriel. Des rappels partent par courriel jusqu'à 2 jours avant. Le client peut déplacer ou annuler lui-même, ce qui évite un appel. Voir Horaire.
Une carte par déclaration, sur un tableau. Créez une tâche pour chaque déclaration et ouvrez le tableau des tâches. Les cartes passent de À faire à En attente, En cours et Terminé. « En attente », c'est là que la déclaration reste jusqu'à ce que le client envoie le dernier feuillet. Filtrez par préparateur pour voir qui a quoi. Voir Tâches.
Les textos à partir de votre numéro d'entreprise. Obtenez un numéro d'entreprise dans Alori et textez vos clients à partir de celui-ci. Les réponses reviennent dans le même fil, donc n'importe qui dans l'équipe peut prendre le relais. Les réponses rapides évitent de retaper les questions auxquelles vous répondez 50 fois par saison.
Une boîte de réception par client. Les textos, les courriels et les appels avec chaque client sont dans un seul fil, dans Conversations. Les messages vocaux sont transcrits, pour que vous puissiez les lire entre deux rendez-vous.
Des rappels que vous créez en le demandant. Dites à votre bot « chaque lundi à 8 h, texte-moi les déclarations qui attendent encore après le client » ou « rappelle-moi vendredi à 15 h d'appeler Robert ». Il crée l'automatisation et l'active. Pour un message à un client, il vous montre toujours les mots exacts et attend votre oui.
Des factures payables par carte. Facturez la déclaration dans Factures. La facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte et passe à Payée toute seule.
Utilisateurs illimités. Le personnel saisonnier a son propre accès sans frais de plus. Voir les tarifs.
Ce qui s'en vient
La collecte de documents n'est pas encore prête : une liste de feuillets et de formulaires à demander à chaque client, cochée au fur et à mesure qu'ils arrivent. Aujourd'hui, les clients continuent d'envoyer leurs documents comme maintenant, et vous notez ce qui manque en sous-tâches sur la carte de la déclaration.
Comment commencer
- Décrivez votre bureau. Par exemple : « bureau d'impôts, 3 préparateurs, déclarations personnelles et de petites entreprises, occupé de février à avril ».
- Importez vos clients. Collez la liste de clients de l'an dernier dans Ask Alori, et il les ajoute, même si les noms, les numéros et les courriels sont mélangés.
- Invitez votre équipe. Chaque préparateur reçoit une invitation par courriel et son propre accès.
| Tâche de la saison | Dans Alori |
|---|---|
| Le client réserve sa plage | Lien de réservation avec rappels par courriel |
| Suivre chaque déclaration | Une carte de tâche par déclaration, sur le tableau |
| « Ma déclaration est-elle prête? » | Fil de textos à partir de votre numéro d'entreprise |
| Se faire payer | Facture avec un lien pour payer par carte |
Si vous faites aussi de la tenue de livres ou de la comptabilité mensuelle, voyez tenue de livres et cabinets comptables.
FAQ
Alori prépare-t-il ou transmet-il les déclarations? Non. Gardez votre logiciel d'impôt pour la déclaration elle-même. Alori s'occupe des rendez-vous, du suivi, des messages aux clients et de la facturation autour.
Les clients peuvent-ils réserver eux-mêmes? Oui. Partagez un lien de réservation. Le client choisit une plage libre, les deux reçoivent un courriel et des rappels partent avant le rendez-vous. Vous pouvez aussi choisir d'approuver chaque demande vous-même.
Puis-je texter un rappel à plusieurs clients d'un coup? Pas en envoi groupé aujourd'hui. Vous pouvez texter chaque client dans son fil avec les réponses rapides, et créer des automatisations qui vous rappellent qui doit encore recevoir un message.
Les clients peuvent-ils téléverser leurs documents fiscaux? Pas par un portail pour l'instant. La collecte de documents s'en vient. Aujourd'hui, gardez votre façon actuelle de recevoir les documents et suivez ce qui manque sur la carte de chaque déclaration.