Un logiciel pour architectes qui gère le côté affaires d'une petite firme

Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un pour les petites firmes d'architecture qui veulent les demandes, les offres de services, les projets, les rencontres clients, les visites de chantier et les factures au même endroit. Elle sert de logiciel pour architectes du côté affaires de la pratique : une demande devient une occasion, l'offre de services est signée en ligne, le projet suit ses phases, et chaque phase est facturée quand elle est terminée. Vous décrivez votre firme, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.

Une semaine dans une petite firme d'architecture

Un couple écrit pour un agrandissement de maison. Un promoteur appelle pour un petit immeuble de quelques logements. Quelqu'un note les détails dans un cahier, puis une offre commence dans Word à partir du modèle de l'an passé. Deux semaines plus tard, personne ne se souvient si elle est partie. Les rencontres se font au bureau, en vidéo et sur le chantier, et les décisions restent dans les notes d'une seule personne. La visite pour la revue de la charpente est dans l'agenda du téléphone d'un architecte.

La plupart des firmes de 1 à 20 personnes jonglent avec les mêmes outils :

• Une boîte de courriel et un téléphone où les demandes se perdent entre deux projets
• Word ou un outil PDF pour les offres de services, et des courriels pour courir après les signatures
• Un Excel qui dit quel projet est rendu à quelle phase
• Des agendas personnels pour les rencontres et les visites de chantier
• Une autre application pour les factures, et un autre Excel pour savoir ce qui reste à facturer

Les plans vivent dans votre logiciel de conception, et cette partie fonctionne. Ce qui coûte cher, c'est tout le reste : retaper le même client cinq fois, et la phase terminée qui n'a jamais été facturée.

Ce qu'Alori donne à une firme d'architecture

Les demandes dans un pipeline. Les demandes faites sur votre site Alori arrivent toutes seules comme nouveaux contacts, et les formulaires d'un autre site peuvent envoyer leurs prospects avec un lien ou une adresse courriel de prospects. Suivez chacune comme une occasion sur un tableau avec vos propres étapes, par exemple Demande, Offre envoyée et Signée. Un appel s'ajoute en quelques secondes : dites à Ask Alori « nouvelle occasion pour l'agrandissement Moreau, environ 28 000 $ d'honoraires ». Voir les occasions.

Des offres de services signées en ligne. Envoyez votre offre de services sous forme de soumission, avec une ligne par phase : esquisse, conception, plans pour permis, surveillance de chantier. Le client ouvre le lien, tape son nom, signe et clique sur Accepter et signer. Vous recevez un courriel, et une note s'ajoute au dossier du client. Les soumissions sans réponse peuvent être relancées toutes seules. Voir les soumissions.

Des projets par phases. Créez un projet pour le client, avec un responsable et une date cible. Alori suggère des tâches pour commencer, et vous ajoutez une tâche par phase ou par livrable, avec les étapes en sous-tâches. La progression montre combien sont faites, et le tableau des tâches montre ce qui est en retard. Liez la soumission signée et ses factures au projet pour garder l'argent à côté du travail. Voir les tâches.

Des rencontres clients enregistrées. Tenez une rencontre vidéo dans Alori en gardant Enregistrer activé, enregistrez un appel Google Meet ou Zoom, ou enregistrez une rencontre en personne sur votre téléphone. À la fin, Alori écrit la transcription et un court résumé avec les prochaines étapes. Cliquez sur une étape pour en faire une tâche. Des semaines plus tard, demandez « qu'ont décidé les Moreau pour le puits de lumière? » et obtenez la réponse. Voir les rencontres.

Des visites de chantier à l'horaire. Planifiez chaque visite de chantier dans le calendrier partagé, avec le client, l'adresse et qui y va. Chaque membre de l'équipe s'affiche libre, occupé ou en congé. Les agendas se synchronisent avec Google ou Outlook. Voir l'horaire.

Des factures par phase. Quand une phase est terminée, créez sa facture dans Factures, avec ses lignes. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte, et elle passe à Payée toute seule. Des rappels de factures impayées partent au rythme que vous choisissez, et les factures peuvent se synchroniser avec QuickBooks Online. Voir les factures.

Chaque courriel et appel au dossier du client. Les courriels, les textos et le clavardage du site arrivent dans une boîte de réception partagée, avec un fil par client. Les appels faits depuis l'application s'ajoutent au dossier du client, avec l'enregistrement quand il y en a un. Chaque forfait inclut les utilisateurs illimités, donc les dessinateurs et les stagiaires ont leur propre accès. Voir les tarifs.

Ce qu'Alori n'est pas

Alori gère le côté affaires de votre firme. Il ne remplace pas vos outils de conception :

• Pas de DAO ni de BIM. Gardez le dessin et la modélisation dans votre logiciel de conception.
• Pas de gestion des plans. Les jeux de feuilles, les révisions et les annotations restent dans votre outil actuel.
• Pas encore d'heures facturables sur les factures. Le suivi du temps à facturer s'en vient. Voir temps et facturation. Aujourd'hui, facturez des honoraires fixes par phase.

Comment commencer

1. Décrivez votre firme. Tapez quelques mots, comme « firme d'architecture résidentielle, 6 personnes, maisons sur mesure et rénovations, honoraires par phase ». Alori bâtit votre application avec les outils qui conviennent.
2. Importez vos clients. Collez une liste de clients tirée d'un Excel ou d'un courriel dans Ask Alori, et il les ajoute. Les tâches s'importent d'un fichier Excel ou CSV. Si vous utilisez HubSpot, vous pouvez y transférer vos fiches.
3. Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès.

Vous gérez une plus grande pratique de services-conseils? Voyez la page du conseil et de la comptabilité et notre page pour les firmes de génie.