Un logiciel de gestion de projets créatifs pour petits studios
Réponse courte : Alori est l'application tout-en-un des studios de photo, de vidéo et de design qui veulent leurs projets, leurs réservations et leur facturation au même endroit. Comme logiciel de gestion de projets créatifs, il donne à chaque contrat client un projet avec ses tâches, laisse les clients réserver leurs séances à partir de votre lien, envoie des soumissions signées en ligne et facture avec des factures payables par carte. Vous décrivez votre studio, puis vous adaptez l'application en le demandant en mots simples.
Une semaine dans un petit studio créatif
Une marque vous demande un prix pour une séance produits. Vous l'écrivez dans un document, l'exportez en PDF, l'envoyez par courriel et attendez. Quand elle dit oui, vous cherchez une date par courriel. La séance a lieu, puis le montage, puis les corrections du client, puis la facture, puis le rappel pour la facture. Chaque étape vit dans un outil différent.
Les outils habituels :
- Un outil de projets ou un tableau blanc pour le travail
- Une application de rendez-vous pour les séances et les appels
- Un outil de documents pour les soumissions, et un logiciel comptable pour les factures
- Les courriels et les textos pour tout le reste, dans des boîtes personnelles
Le travail créatif, c'est la partie le fun. Le reste prend vos vendredis après-midi.
Ce qu'Alori donne à un studio créatif
Des projets avec tâches suggérées. Démarrez un projet par contrat client, comme « Lookbook printemps, Maison Lune ». Alori suggère les premières tâches dès que vous le nommez, et vous gardez celles que vous voulez. Ajoutez un responsable et une date cible, et suivez l'avancement au fil des tâches terminées. Liez la soumission et les factures pour voir l'argent à côté du travail. Voir Tâches.
Vos étapes habituelles, en le demandant. Pour les étapes que vous répétez à chaque contrat, comme préparation, séance, tri, retouche, livraison, demandez à Ask Alori de les ajouter au nouveau projet. Vous pouvez aussi importer une liste de tâches d'Excel ou d'un CSV.
Des liens de réservation pour les séances et les appels. Créez un type de rendez-vous par service, comme « Séance portrait, 60 minutes, en personne » ou « Appel créatif, 30 minutes, vidéo ». Le client choisit une plage libre, les deux reçoivent un courriel et des rappels partent avant. Connectez Google Agenda ou Outlook pour que vos occupations personnelles bloquent les plages. Voir Horaire.
Des soumissions signées en ligne. Montez vos soumissions à partir de votre liste de prix, avec une ligne par livrable. Le client ouvre le lien, signe du doigt ou de la souris, et la soumission passe à Acceptée. Le suivi des soumissions envoie un rappel quand une soumission reste sans réponse. Voir Soumissions.
Dépôts et factures finales par carte. Envoyez une facture de dépôt quand le client signe, puis la facture finale à la livraison. Chaque facture envoyée par courriel a un lien pour payer par carte et passe à Payée toute seule. Les rappels d'impayés partent par courriel ou par texto.
Les rencontres clients enregistrées. Tenez la rencontre de démarrage dans la vidéo Alori avec l'enregistrement activé, et recevez la transcription et un résumé avec les prochaines étapes, que vous transformez en tâches d'un clic.
Le site de votre studio. Votre application vient avec un site web pour votre studio, et une page de réservation que vous pouvez y mettre.
Ce qui s'en vient
L'épreuvage et les approbations, où le client ouvre un lien, commente une version et l'approuve, ne sont pas encore prêts. Aujourd'hui, envoyez vos versions comme maintenant et suivez chaque ronde en tâche dans le projet.
Comment commencer
- Décrivez votre studio. Par exemple : « studio photo et vidéo, 3 personnes, séances produits et portraits pour de petites marques ».
- Importez vos clients. Collez une liste de clients dans Ask Alori, même une liste en vrac tirée d'un courriel.
- Invitez votre équipe. Chaque personne reçoit une invitation par courriel et son propre accès. Chaque forfait inclut les utilisateurs illimités. Voir les tarifs.
| Étape | Dans Alori |
|---|---|
| Le client demande un prix | Soumission signée en ligne |
| Réserver la séance | Lien de réservation avec rappels |
| Production | Projet avec tâches |
| Dépôt et paiement final | Factures payées par carte |
Voyez aussi les agences de marketing et la page des agences.
FAQ
Les clients peuvent-ils payer un dépôt par carte? Oui, sous forme de facture. Créez une facture pour le dépôt et envoyez-la par courriel. Le client paie par carte à partir du lien, et la facture passe à Payée. Les paiements par carte sont en dollars canadiens pour l'instant.
Les clients peuvent-ils approuver les versions dans Alori? Pas encore. L'épreuvage et les approbations s'en viennent.
Puis-je prendre des réservations sur mon site? Oui. Copiez le lien de votre page de réservation, ou mettez la réservation sur votre site Alori, et le client choisit une plage libre.
Ai-je besoin d'une application de calendrier à part? Non. La réservation et l'horaire sont intégrés, et vous pouvez connecter Google Agenda ou Outlook pour garder les deux synchronisés.