Avant d'annuler un abonnement logiciel, faites quatre choses : exportez toutes vos données, vérifiez votre contrat et les dates de renouvellement automatique, faites rouler l'ancien et le nouvel outil côte à côte pendant quelques semaines, et planifiez un jour de bascule clair. En sauter une peut vous coûter l'historique client, une facture annuelle inattendue, ou une semaine chaotique pour votre équipe. Le processus au complet prend en général moins de temps que de réparer ce qui dérape sans lui.
Voici une liste pour chaque étape.
Étape 1 : sachez ce que l'outil fait vraiment pour vous
Avant d'exporter quoi que ce soit, listez tout ce que l'outil fait. Pas ce qu'il peut faire. Ce que votre équipe utilise vraiment.
Demandez aux gens qui l'utilisent chaque jour. Vous trouverez souvent de petites choses auxquelles personne n'avait pensé :
- Un rapport que le bureau imprime chaque lundi
- Des rappels automatiques auxquels les clients se sont habitués
- Un formulaire que l'équipe remplit sur son cellulaire
- De vieilles photos ou des documents attachés aux clients
- Un lien vers votre logiciel de comptabilité
Chaque élément de la liste a besoin d'une nouvelle maison, ou d'une décision que vous n'en avez plus besoin. En manquer un, c'est comme ça qu'un « simple changement » devient une course.
Étape 2 : exportez tout
Exportez vos données pendant que vous avez encore un accès complet. Une fois annulé, vous pouvez perdre l'accès tout de suite, ou les options d'exportation peuvent rétrécir.
Cherchez des exportations de :
- Clients et contacts (y compris les notes et les champs personnalisés)
- Propriétés ou adresses de service
- Soumissions et estimations
- Jobs et historique des jobs
- Factures et paiements
- Photos et pièces jointes
- Horaires récurrents
Quelques conseils :
- Exportez dans plus d'un format si vous pouvez (par exemple un fichier tableur et un PDF).
- Ouvrez chaque fichier pour vérifier qu'il est complet. Les exportations laissent parfois de côté les notes, les pièces jointes ou les champs personnalisés.
- Sauvez les photos à part. Elles ne sont souvent pas dans une exportation standard.
- Gardez des copies à deux endroits, comme un disque partagé et un disque externe.
Même après le passage au nouvel outil, gardez ces exportations. Vous pourriez avoir à retrouver un vieux job ou une vieille facture dans des années, et votre comptable peut aussi avoir besoin des dossiers.
Étape 3 : vérifiez les contrats, les renouvellements et les frais
C'est de là que viennent les factures surprises. Trouvez votre contrat ou la page de facturation du compte et vérifiez :
| Quoi vérifier | Pourquoi ça compte |
|---|---|
| Facturation mensuelle ou annuelle | Les forfaits annuels ne remboursent souvent pas les mois inutilisés |
| Date de renouvellement automatique | Annulez avant, sinon vous pouvez payer un autre terme complet |
| Délai de préavis | Certains contrats exigent un avis écrit des jours ou des semaines d'avance |
| Frais d'annulation | Certains contrats chargent pour partir plus tôt |
| Nombre de sièges | Enlevez les sièges inutilisés maintenant, même avant d'annuler |
| Ajouts facturés à part | Le traitement des paiements ou les textos peuvent se facturer seuls |
| Politique de suppression des données | Sachez combien de temps ils gardent vos données après votre départ |
Mettez la date de renouvellement et la date limite de préavis dans votre agenda, avec un rappel quelques semaines d'avance. Si quelque chose n'est pas clair, demandez au fournisseur par écrit et gardez la réponse.
Étape 4 : faites rouler les deux côte à côte
N'annulez pas l'ancien outil le jour où vous démarrez le nouveau. Faites-les rouler en parallèle pendant quelques semaines.
Pendant cette période :
- Le nouveau travail va dans le nouvel outil.
- L'ancien outil reste disponible pour chercher des informations.
- Votre équipe note tout ce qui manque dans le nouvel outil.
- Vous comblez ces trous avant la bascule.
C'est du double travail pour un court moment. C'est aussi l'assurance la moins chère que vous achèterez. La plupart des problèmes apparaissent dans les deux premières semaines, pendant que vous avez encore un filet.
Étape 5 : planifiez la bascule
Choisissez une date de bascule. Idéalement un jour plus tranquille de la semaine, pas juste avant une saison occupée, et confortablement avant votre date de renouvellement.
Le jour de la bascule :
- Assurez-vous que toutes les soumissions ouvertes, les jobs planifiés et les factures impayées sont dans le nouvel outil.
- Faites une dernière exportation de l'ancien outil.
- Dites à votre équipe : à partir d'aujourd'hui, l'ancien outil est en lecture seule.
- Dites-le aux clients si quelque chose change pour eux, comme un nouveau lien pour les factures.
- Annulez, et sauvez le courriel de confirmation.
Après la bascule, vérifiez vos deux prochains relevés bancaires pour confirmer que les frais ont vraiment arrêté.
Une liste rapide
| Fait | Tâche |
|---|---|
| ☐ | On a listé tout ce que l'outil fait pour nous |
| ☐ | Clients, jobs, soumissions et factures exportés |
| ☐ | Photos et pièces jointes sauvées à part |
| ☐ | Exportations vérifiées, elles sont complètes |
| ☐ | Date de renouvellement et délai de préavis trouvés |
| ☐ | Sièges inutilisés enlevés |
| ☐ | Ancien et nouvel outil faits rouler côte à côte |
| ☐ | Travail ouvert déplacé dans le nouvel outil |
| ☐ | Date de bascule choisie et annoncée |
| ☐ | Annulé, confirmation sauvée |
| ☐ | Relevés bancaires vérifiés ensuite |
Si vous passez à votre propre app
Si vous remplacez des outils loués par une app bâtie autour de votre entreprise, les mêmes étapes s'appliquent. Alori est un bâtisseur d'apps IA pour les entreprises de services, qui bâtit des apps à partir de modules pour les clients, les soumissions, l'horaire, les travaux et les factures.
Quelques notes honnêtes si vous prenez cette voie :
- Alori n'a pas d'outil d'importation de données aujourd'hui. Prévoyez d'apporter vos clients actifs et le travail ouvert pendant la période côte à côte. Vos exportations complètes restent vos archives.
- Alori ne se connecte pas à d'autres logiciels comme la comptabilité ou les outils de paiement. Si vous comptez dessus, gardez-les.
- Les changements dans Alori sont d'abord essayés sur une copie, et vous pouvez revenir à une version précédente, ce qui aide pendant que vous ajustez en parallèle.
Pour savoir si le changement en vaut la peine, commencez par le coût réel de votre pile de logiciels. Pour le portrait plus large, lisez louer un logiciel ou le posséder.
Questions fréquentes
Combien de temps devrais-je faire rouler les deux outils en même temps?
Deux à quatre semaines conviennent à la plupart des petites entreprises de services. Assez longtemps pour passer un cycle complet de soumissions, de jobs et de factures, et pour attraper ce qui manque.
Et si l'exportation laisse de côté une partie de mes données?
Demandez au fournisseur comment obtenir le reste avant d'annuler. Pour les photos, vous devrez peut-être les télécharger à la main. Faites-le pendant que votre compte est encore pleinement actif.
Est-ce que je peux annuler un forfait annuel plus tôt?
Ça dépend de votre contrat. Beaucoup de forfaits annuels ne remboursent pas les mois inutilisés, alors il est souvent sensé de caler votre changement près de la date de renouvellement.
Devrais-je garder les vieilles exportations après le changement?
Oui. Gardez-les dans un endroit sûr aussi longtemps que vous gardez vos dossiers d'affaires. Elles ne coûtent rien à stocker et peuvent vous sauver plus tard.
Prêt à essayer quelque chose qui fitte?
Si vous annulez parce que l'outil n'a jamais fitté votre façon de travailler, voyez à quoi ressemble une app façonnée autour de votre entreprise. Alori est gratuit pour commencer, sans carte de crédit et sans compte pour essayer. Décrivez votre entreprise.
